Avis
E-mail défini par l’utilisateur et notifications basées sur l’API REST pour gérer GRC – long
Créer des notifications
Créez tous les types de notifications par e-mail
Introduction
Dans cet épisode nous allons vous expliquer comment sont créés les différents types de notifications. Gardez à l'esprit que tout au long des cours de cette plateforme (risque, conformité, etc.), nous expliquons également comment les notifications sont créées à l'aide de cas d'utilisation spécifiques pour chaque module.
Les quatre types de notifications utilisent un formulaire très similaire pour créer des notifications. Ce formulaire est organisé en trois onglets :
- Général
- Destinataires
- Corps de l'e-mail
Onglets des modules
Chaque module a des notifications, certains modules ont plusieurs onglets également sur ces onglets, vous trouverez des notifications.
La raison en est que chaque onglet contient des éléments et que chaque élément nécessite une forme de notification. Les notifications “Avertissement” qui se déclenchent contre une “Date limite” nécessitent la date limite de l’élément et souvent celle-ci se trouve dans un onglet séparé (Audit, Avis, etc.).
Par exemple : le module Contrôles internes comporte quatre onglets. Si vous souhaitez envoyer des notifications par e-mail 10 jours avant une échéance “Audit”, vous devez créer cette notification “Avertissement” dans l’onglet “Audit” car c’est sur cet onglet que le “Planifié La date de début” est (par opposition à l’onglet Contrôle interne).
Même si vous essayez de créer la notification “Avertissement” mentionnée ci-dessus dans l’onglet “Contrôle interne”, vous verrez qu’une telle option n’existe même pas (car sur cet onglet, il n’y a pas de date limite).
Ne vous inquiétez pas – chaque cours de cette plateforme mentionnera sur quel onglet vous devez regarder.
Notifications d'avertissement (date limite)
Nous diviserons l'explication des notifications "Avertissement" en deux, celles qui se déclenchent en fonction d'un délai (Risk Review, etc.) et celles qui se déclenchent en fonction d'un statut dynamique.
Le processus de création d'une notification d'avertissement basée sur une échéance commence par vous localiser au niveau du module où vous souhaitez créer la notification. Si ce module a plus d'un onglet, assurez-vous que vous êtes dans le bon onglet (l'onglet qui a des éléments avec une date limite). L'onglet de droite aura sous "Notifications" > "Avertissement" > "Nouveau" des options pour choisir le nombre de jours (avant ou après).
Le formulaire comporte trois onglets : Général, Destinataires et Corps de l’e-mail. Dans l’onglet “Général”, vous devez sélectionner dans la liste déroulante la condition que vous souhaitez utiliser (-1, -10, etc.). Nommez ensuite la notification et choisissez si vous utiliserez les e-mails ou REST.
Sous l’onglet “Destinataires”, vous devez sélectionner à qui vous souhaitez que la notification soit envoyée. Avant de plonger dans cet onglet, il est important que vous compreniez ce qui se passera chaque nuit chez eramba une fois que vous aurez créé une notification, disons -10 (10 jours avant la date prévue) :
- Chaque nuit, eramba vérifiera quelles notifications existent sur chaque onglet
- Trouvera votre notification -10 jours
- Examinera chaque élément de cet onglet, qui n’est pas “Terminé” et si la condition correspond (10 jours avant la date limite), il enverra un e-mail en fonction de vos paramètres de destinataire et de corps d’e-mail.
Cela signifie qu’eramba peut faire correspondre un ou plusieurs éléments au cours du cycle décrit ci-dessus, et eramba appliquera les mêmes “Destinataire” et “Corps de l’e-mail” à tous. Vos notifications s’appliquent à TOUS les éléments de la section.
Sous l’onglet “Destinataire”, vous avez trois options :
Utilisateurs : vous pouvez sélectionner des utilisateurs et/ou des groupes dans eramba. N’oubliez pas que si vous sélectionnez cette option, à chaque match, ces personnes recevront toujours un e-mail.
Rôles personnalisés : vous pouvez sélectionner les rôles disponibles dans cette section, par exemple “réviseur”. eramba vérifiera alors qui appartient (utilisateur ou groupe) au rôle “reviewer” pour l’élément qui a déclenché cette notification et l’enverra par e-mail. Il s’agit généralement de l’option que vous souhaitez utiliser pour ce type de notification. Vous verrez les rôles pour la section que vous êtes et la section “parent”, vous pouvez dire à quelle section le rôle appartient en fonction des parenthèses.
Sur chaque cours (risque, politiques, etc.) de cette plate-forme, nous vous donnons nos recommandations quant aux personnes à inclure.
Sous e-mails, vous pouvez écrire le nombre d’adresses e-mail que vous souhaitez. N’oubliez pas que pour chaque match, eramba enverra un e-mail à ces contacts.
Dans l’onglet “Corps de l’e-mail”, vous pouvez (et devriez !) ajuster le corps de l’e-mail à tout ce qui, selon vous, aidera les gens à comprendre ce que vous attendez d’eux. Vous pouvez utiliser des macros pour injecter les attributs de l’élément, vous pouvez également inclure un lien vers l’élément qui a déclenché la notification ou vers la section où se trouve l’élément.
Si vous sélectionnez « URL de la section », ils seront redirigés (après la connexion à eramba) vers la section où la notification est créée et tous les éléments de la section qui sont visibles pour l’utilisateur seront affichés.
Si vous sélectionnez “URL de l’élément”, ils seront redirigés (après connexion à eramba) vers l’élément qui a déclenché la notification. Seul cet élément sera affiché (à l’aide d’un filtre) et cette option est donc généralement recommandée pour ce type de notifications.
Notifications d'avertissement (état dynamique)
Le statut dynamique est une autre option dans les notifications "Avertissement" et par conséquent, l'intégralité de l'explication fournie dans la section ci-dessus s'applique. La différence est que cette notification se déclenche lorsqu'un état dynamique (voir le cours sur l'état dynamique) s'active ou se désactive.
Dans l'onglet "Général", vous trouverez toujours (contrairement au type de notification d'avertissement Date limite qui ne peut être trouvé que dans les sections et les onglets où il y a un champ de date limite) l'option Changement de statut dynamique.
Vous devrez définir quel statut dynamique vous souhaitez envoyer (à partir de la liste des statuts dynamiques sur l’onglet/la section où la notification est créée) et si vous souhaitez déclencher la notification lorsque le statut correspond ou cesse de correspondre.
Les deux autres onglets : “Destinataires” et “Corps de l’email” s’appliquent exactement de la même manière que sur les notifications d’avertissement de type délai.
Avis de rapport
Les notifications de rapport sont utilisées pour envoyer des filtres et des rapports graphiques à intervalles réguliers. Pour utiliser cette notification, vous devez avoir préalablement créé l'un de ces rapports.
Pour créer une notification de rapport, vous devez vous rendre dans la section ou l’onglet où vous avez le rapport et cliquer sur “Notifications” > “Rapports” > “Nouveau”
Dans l’onglet “Général”, sélectionnez le “Rapport” que vous souhaitez envoyer. Dans le cas des “Filtres”, vous pouvez sélectionner si vous souhaitez envoyer le filtre au format PDF ou CVS et également si vous souhaitez déclencher l’e-mail même si le filtre ne renvoie aucun résultat.
Dans tous les cas, vous devez sélectionner la fréquence d’envoi des rapports. 0 signifie tous les jours, 1 tous les deux jours, etc. à partir du jour où vous avez créé la notification. Les rapports que vous avez configurés seront exécutés ces jours-là et quel que soit leur résultat, ils seront envoyés en fonction de vos paramètres “Destinataire” et “Corps de l’e-mail”.
Sous “Destinataire”, vous pouvez configurer les utilisateurs, les groupes et les adresses e-mail qui recevront cette notification. Il n’y a pas d’option “Rôle personnalisé”.
Sous « Corps de l’e-mail », vous pouvez définir l’objet et le corps de votre notification. Les macros ne s’appliquent pas à ce type de notification.
Notification des commentaires et des pièces jointes
Tout élément dans n'importe quelle section et onglet d'eramba a la possibilité d'inclure des commentaires et des pièces jointes. Cette fonctionnalité est fondamentale pour interagir avec d'autres personnes de votre organisation lorsque vous créez des éléments, les révisez, gérez leurs changements de statut, etc.
Vous souhaitez être averti lorsque des personnes rédigent des commentaires et téléchargent des pièces jointes. Pour cela, vous avez besoin d’une notification. Cette notification est susceptible d’être configurée sur n’importe quel module et onglet que vous utilisez activement.
Pour créer une notification Commentaires et pièces jointes dans la section et éventuellement l’onglet où vous souhaitez déclencher la notification sur tout commentaire inclus sur n’importe quel élément et cliquez sur “Notifications” > “Commentaires et pièces jointes” > “Nouveau”
Dans l’onglet “Général”, sélectionnez les conditions qui déclencheront la notification, vos options sont comme indiqué sur la capture d’écran ci-dessous. Le résumé s’exécute une fois par jour à minuit.
Sous l’onglet “Destinataires”, vos options sont les mêmes que celles expliquées dans les notifications “Avertissement”, nous vous suggérons fortement que si vous avez configuré une notification d’avertissement, vous utilisiez les mêmes paramètres pour vous assurer que les mêmes personnes sont impliquées dans toutes les notifications.
Sous “Corps de l’e-mail”, vos paramètres sont exactement les mêmes que ceux expliqués dans les notifications “Avertissement”.
Avis de sensibilisation
La notification de sensibilisation est utilisée pour déclencher un e-mail à chaque élément de la section où la notification est configurée, cela pourrait potentiellement signifier de nombreux e-mails et vous devez donc vous assurer de comprendre comment cette notification fonctionne avant de l'utiliser.
Pour créer une notification "Awareness", vous devez vous rendre dans la section ou l'onglet où vous souhaitez envoyer l'e-mail et cliquer sur "Notifications" > "Awareness" > "New"
Sous l’onglet “Général”, le seul paramètre pertinent est la périodicité de la notification, la logique est la même que celle expliquée sur la notification “Rapport”. Sous “Destinataires”, la logique est la même que celle utilisée pour “Avertissements” ou “Commentaires et pièces jointes”, vous utiliserez très probablement le champ “Rôle personnalisé”. Sous le “Corps de l’e-mail”, les paramètres sont à nouveau les mêmes que ceux trouvés dans les notifications “Avertissements” ou “Commentaires et pièces jointes”.