Dénonciation
Système de dénonciation
Si un employé souhaite signaler une suspicion de mauvaise conduite, d’actes illégaux ou de manquement au sein de votre organisation, Ya-t-il un système de dénonciation en place ? est-il fiable et crédible ? les dénonciateurs font ils confiance à votre système ? Font-ils confiance à un système géré par des collègues en interne ? Autant de questions susceptibles de justifier le recours à Global Elite Conseil pour les besoins d’externalisation. L’employé peut signaler un problème à travers un système géré par GEC et disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, 365 jours par an.
D’autres personnes que les employés, notamment les partenaires, les clients, les fournisseurs et les distributeurs impliqués dans l’entreprise, peuvent également l’utiliser pour dénoncer ou signaler un problème.
Une fois le rapport effectué, il est envoyé par GEC au service approprié de votre organisation. Toutes les informations sont traitées de manière confidentielle et toutes les préoccupations devront être prises au sérieux et des mesures appropriées prises par l’organisation pour chaque rapport. Ce système ne peut être efficace que si votre organisation dispose d’une politique d’alerte et des principes directeurs qui l’accompagnent, y compris la procédure de signalement, ainsi qu’une politique de protection du dénonciateur.
Les exemples suivants sont des exemples de suspicion de mauvaise conduite, d'actes illégaux ou d'absence d'action qui doivent être signalés :
Un système de dénonciation efficace doit garantir la plus grande protection possible aux dénonciateurs et aux personnes impliquées. Une enquête n’est ouverte par l’organisation qu’après un examen très attentif des faits et une suspicion raisonnable d’une violation de la réglementation. La confidentialité et le secret sont strictement respectés tout au long du processus d’enquête. Les informations sont examinées de manière équitable, rapide et sensible.
Comment faire une dénonciation?
Il est important pour le dénonciateur de s’assurer que les informations contenues dans la dénonciation qu’il soumet soient aussi concrètes que possible afin qu’elles puissent être traitées et faire l’objet d’une enquête appropriée. Il est utile que son rapport couvre les cinq questions suivantes :
- Qui?
- Quoi?
- Quand?
- Comment?
- Ou?
Il doit s’assurer que les descriptions contenues dans sa dénonciation être facilement comprises par des personnes qui ne sont pas des spécialistes de son domaine.
Notre service
- Limiter les coûts de mise en œuvre d’un système de dénonciation en interne
- S’assurer que les accès aux traitements de données s’effectuent par un identifiant et un mot de passe individuels, régulièrement renouvelés, ou par tout autre moyen d’authentification ;
- S’assurer que ces accès sont enregistrés et leur régularité est contrôlée ;
- S’assurer que l’identité de l’émetteur d’une alerte et des personnes visées par l’alerte ainsi que les informations recueillies par l’ensemble des destinataires du signalement soient traitées de façon confidentielle;
- Fournir une information claire et complète à l’ensemble des utilisateurs potentiels du dispositif d’alerte identifiés par le client;
- Respecter les droits d’accès et de rectification prévus par la loi;
- S’assurer qu’un système de gestion des accès permet le respect de la confidentialité du lanceur d’alerte, de la personne faisant l’objet de l’alerte et des faits révélés. Et éventuellement l’anonymat du lanceur d’alerte.
Deux points d’attention sont donc à prendre en compte : avoir la capacité technique de respecter les obligations relatives à la protection des données à caractère personnelle et assurer la confidentialité de l’identité du lanceur d’alerte et de la personne visée par l’alerte. Dans une petite structure, qui n’a pas les moyens informatiques nécessaires et où les personnes sont facilement identifiables, même si des procédures de gestion d’accès strictes sont mises en place, ces deux exigences seront d’autant plus difficiles à respecter.
Externaliser le dispositif d’alerte auprès d’un prestataire permet aussi de dédramatiser le traitement des alertes : les salariés sont rassurés par le traitement qui sera fait des signalements qu’ils auront faits, le client et son équipe n’auront pas à gérer l’alerte, du moins dans un premier temps.