- Gestion des Politiques
Centralisez, pilotez et révisez vos documents clés dans un cadre structuré
Politiques, standards, procédures, chartes — gouvernez votre documentation GRC avec ERAMBA, déployé par Global Elite Conseil.
Dans la plupart des organisations, les documents critiques sont dispersés
- Dans des dossiers partagés
- Dans des emails
- Sur SharePoint ou Google Drive
- Dans des versions multiples difficiles à suivre
👉 Résultat :
- Versions obsolètes en circulation
- Responsabilités floues
- Revues et mises à jour non réalisées
- Difficultés à démontrer la gouvernance documentaire
Avec Eramba, vous passez à une logique beaucoup plus robuste : un référentiel documentaire structuré, traçable et intégré à votre GRC.
Un référentiel unique pour tous vos documents GRC
Le module Politique permet de centraliser tous types de documents critiques :
- Politiques
- Standards
- Procédures
- Diagrammes
- Référentiels
- Chartes
- Modes opératoires
Ce module n'est pas limité aux politiques au sens strict. Il constitue un véritable socle de gouvernance documentaire.
Trois façons simples de gérer le contenu documentaire
Eramba permet de stocker ou référencer vos documents selon trois approches — vous choisissez le mode le plus adapté à votre environnement documentaire.
Éditeur intégré
Rédigez directement dans Eramba avec l'éditeur natif. Idéal pour les documents courts ou les politiques créées dans l'outil.
Lien URL
Référencez vos documents existants via URL vers SharePoint, Google Drive, Confluence — sans dupliquer ni déplacer vos fichiers.
Pièce jointe
Importez directement vos fichiers PDF, Word ou autres formats. Versionné et tracé dans le module.
Structurer chaque document avec ses attributs essentiels
Au-delà du contenu, chaque document peut être enrichi avec des métadonnées clés :
👉 Vous ne gérez plus seulement un fichier, mais un actif documentaire gouverné.
Clarifier les rôles et les responsabilités
Chaque document est associé à au moins deux rôles essentiels :
GRC Contact
L'équipe GRC qui a un intérêt à voir ce document exister et être gouverné dans Eramba. Elle assure le suivi, la traçabilité et le pilotage.
Policy Reviewer Contact
L'équipe métier qui a produit ou maintient réellement le document — par exemple : IT, RH, Finance, Qualité…
👉 Cette distinction est essentielle pour éviter que la gouvernance documentaire ne repose uniquement sur l'équipe GRC.
Mettre en place un vrai cycle de revue documentaire
Dans Eramba, chaque document est associé à un calendrier de révision. Le système génère automatiquement des enregistrements de revue qui permettent de suivre :
- Quand la revue devait être faite
- Quand elle a réellement été réalisée
- Par qui
- Quelle version du document a été validée
- Quelles interactions ont eu lieu
- Les commentaires et pièces jointes
👉 Vous obtenez une traçabilité complète du cycle de vie du document.
Conserver une trace complète des échanges et validations
Chaque enregistrement de revue permet d'ajouter :
- Commentaires
- Pièces jointes
- Preuves de validation
- Échanges de validation
👉 Cela crée un audit trail complet autour de chaque document :
- Qui a validé
- Quand
- Avec quelle preuve
- Dans quel contexte
Automatiser les rappels et les échéances
Eramba permet de configurer des notifications automatiques :
- Avant l'échéance d'une revue
- Après une date dépassée
- Lorsqu'un commentaire est ajouté
- Lorsqu'une pièce jointe est téléchargée
👉 Les bonnes personnes sont notifiées au bon moment, sans suivi manuel.
Exploiter la documentation comme un actif GRC
Le module Politique ne fonctionne pas en silo. Les politiques peuvent être directement reliées à :
- Des contrôles internes
- Des risques
- Des exigences de conformité
- Des projets
- Des programmes de sensibilisation
👉 Vous pouvez ainsi démontrer :
Rechercher, filtrer et piloter votre documentation
Les filtres puissants du module permettent par exemple de :
- Lister les politiques expirées
- Identifier les documents à revoir dans les 2 prochaines semaines
- Afficher les documents liés à PCI-DSS ou ISO
- Retrouver les documents d'un propriétaire donné
👉 Vous accédez rapidement à une vision exploitable de votre référentiel documentaire.
Générer des rapports et tableaux de bord
Le module permet aussi de produire :
- Rapports visuels
- Graphiques
- Tableaux de suivi
- Exports PDF ou CSV
Ces rapports peuvent être :
- Personnalisés
- Planifiés
- Envoyés automatiquement par e-mail
👉 La direction et les fonctions GRC disposent d'une vision claire de l'état du référentiel documentaire.
Créer un portail documentaire dédié
Parce que l'ensemble de vos documents est centralisé, Eramba permet de publier un Policy Portal dédié.
Ce portail permet aux utilisateurs autorisés — ou même non authentifiés selon votre choix — de :
- Rechercher
- Consulter
- Télécharger
Ce portail peut être :
👉 Très utile pour diffuser les politiques et procédures au sein de l'organisation, vous facilitez la diffusion documentaire tout en gardant la maîtrise.
Détecter les faiblesses documentaires automatiquement
Eramba permet d'activer des statuts dynamiques sur vos documents, par exemple :
Politique expirée
Revue incomplète
Absence de preuve de revue
Politique sans contrôle lié
Liée à des contrôles défaillants
Eramba fournit de nombreux statuts prédéfinis, mais vous pouvez aussi créer les vôtres.
👉 Vous transformez votre référentiel documentaire en système vivant de pilotage.
Les bénéfices pour votre organisation
Le module Gestion des Politiques vous permet de :
- Centralisation des documents critiques
- Maîtrise des versions et des responsabilités
- Revues systématiques et traçables
- Meilleure préparation aux audits
- Intégration complète dans le dispositif GRC
- —Documents éparpillés
- —Versions multiples
- —Responsabilités floues
- ✔Référentiel structuré
- ✔Cycles de revue maîtrisés
- ✔Traçabilité complète
- ✔Alignement avec contrôles et conformité
- Prochaine étape
Voir le module en conditions réelles.
Une démonstration cadrée, animée par un consultant GRC senior, adaptée à votre contexte normatif et à votre environnement ERAMBA.