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Filtres d’e-mails

Filtres

Rechercher des données littéralement de millions de façons différentes – longtemps

Filtres d'e-mails

Envoyez vos filtres par e-mail à intervalles réguliers pour des rapports automatisés

Introduction

Une fois que vous avez enregistré vos filtres, vous pouvez les envoyer régulièrement et automatiquement par e-mail sous forme de pièces jointes CSV ou PDF à votre e-mail. Dans ce guide, nous expliquons le processus sur la façon dont cela est fait.

Création d'une notification de rapport

Assurez-vous que vous êtes sur la section et l'onglet où votre filtre a été créé, par exemple si vous avez créé un filtre sur l'onglet "Audit" du module "Contrôle interne", est dans cet onglet où vous devez créer la "Notification de rapport " en allant dans "Notifications" > "Notifications de rapport" > "Ajouter un nouveau"

Une fois la fenêtre de notification ouverte, vous devez :

Sélectionnez “Envoyer des filtres programmés”.
Définissez un nom pour votre notification.
Sélectionnez le filtre que vous souhaitez envoyer.
Sélectionnez PDF ou CSV, nous recommandons CSV afin que vous puissiez travailler avec la sortie sur vos feuilles de calcul
Activez ou désactivez le paramètre “Ignorer les résultats vides”. Lorsque la notification s’exécute, elle exécute le filtre. Si le filtre ne donne aucun résultat, il n’est peut-être pas nécessaire d’envoyer un e-mail.
Sous “Période”, sélectionnez la fréquence à laquelle vous souhaitez que ce rapport soit exécuté et envoyé par e-mail
Sous l’onglet “Destinataire”, vous devez inclure un ou plusieurs utilisateurs/groupes qui recevront l’e-mail. Vous pouvez également inclure des adresses e-mail.
Sous “Corps de l’e-mail”, vous pouvez ajuster l’objet et le corps de votre notification de rapport

Une fois cela fait, enregistrez la notification, elle s’exécutera automatiquement en fonction des paramètres que vous avez définis.

Episode 1

Introduction aux filtres

Episode 2

Création et modification de filtres

Episode 3

Paramètres de filtre

Episode 4

Filtres d'e-mails

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Paramètres de filtre

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Paramètres de filtre

Créer des filtres pour pouvoir les réutiliser à tout moment

Introduction

Nous allons maintenant expliquer tous les paramètres de filtrage, notamment :

Les conditions
Tri
Rendez-vous
Compteur Vs Étiquettes
Options de colonnes
Privé Vs. Public
Afficher sur l'index
Options d'affichage du filtre

Les conditions

Peu importe si vous créez un filtre temporel ou modifiez un nouveau filtre, vous pouvez choisir les conditions d'affichage des données. Par exemple : Je veux voir toutes les politiques qui ont le statut "Expiré" et qui sont utilisées dans "ISO 27001". La fenêtre des paramètres de filtre vous donne des conditions pour chaque champ du module et vous permet également de rechercher dans les modules en utilisant le panneau de gauche.

Cela vous donne la possibilité de rechercher littéralement des millions de façons différentes. Si vous avez utilisé les champs personnalisés et avez créé de nouveaux champs, ils seront également affichés sur le panneau de gauche.

Tri

Vous pouvez trier les données affichées sur le filtre, vous pouvez le faire de deux manières (et l'une a une prévalence sur l'autre). Une façon est sur les paramètres de filtre, dans le panneau de gauche, utilisez les options de tri.

L’autre méthode consiste à trier une fois que le filtre a déjà été exécuté sur les données affichées. Chaque colonne aura l’option de tri et cela prévaut sur les paramètres de filtre.

Rendez-vous

Il est rare que vous deviez effectuer une recherche sur plusieurs dates. Par exemple : donnez-moi tous les audits entre le 1er janvier et le 31 janvier. Parfois, vous aurez besoin d'un calendrier de référence (il y a une semaine, le mois prochain, etc.) au lieu d'une date absolue (1er janvier, etc.).

Si vous souhaitez utiliser des dates absolues, utilisez simplement le sélecteur de date fourni sur le terrain.

Si vous souhaitez utiliser des horaires de référence, vous devez désactiver le sélecteur de date, puis sélectionner les options disponibles.

Pour utiliser la référence, vous devrez utiliser une combinaison de la date de référence :

+1, +10 signifie 1 ou 10 jours dans le futur en considérant “Aujourd’hui” la date de début. Si aujourd’hui est le 1er juillet et que vous sélectionnez +10, cela signifie le 10 juillet.
-1, -10 fonctionne de la même manière mais dans le passé.

Ensuite, vous pouvez couvrir différentes périodes de temps lorsque vous utilisez la condition du champ

La logique fonctionne comme suit, supposons qu’aujourd’hui est le 10 juillet et que vous sélectionnez +1

Le : signifie le 11 juillet
Pas le : signifie n’importe quelle date sauf le 11 juillet
Après : signifie tous les jours après le 11 juillet
Avant : cela signifie tous les jours entre le 10 juillet et le 11 juillet

Si votre sélection aurait été -1 :

Le : signifie le 9 juillet
Pas activé : signifie n’importe quel jour sauf le 9 juillet
Après : signifie tous les jours après le 9 juillet jusqu’au 10 juillet
Avant : signifie tous les jours avant le 9 juillet

Les jours de référence sont utiles lors de l’utilisation de filtres car vous pouvez les configurer pour dire par exemple : Donnez-moi toutes les exceptions expirant dans les deux prochaines semaines. Vous configureriez comme :

Etat : “Avant”
Référence : +14

Options de colonne

Vous pouvez choisir les colonnes à afficher une fois le filtre exécuté, moins vous affichez de colonnes, plus le système répondra rapidement. Vous pouvez choisir quelles colonnes sont affichées ou non en les sélectionnant sur le filtre.

Compteur Vs Étiquettes

Certaines colonnes afficheront "Libellés" par défaut. Par exemple, si je suis dans le module de contrôle et que vous choisissez de voir les "Politiques" liées au contrôle, vous sélectionnerez dans "Afficher sur les résultats" l'élément Politique. Notez l'option d'affichage du compteur ou des étiquettes.

Si vous modifiez l’option Counter Vs Label, vous pouvez choisir de voir les stratégies par nom ou sous forme de compteur :

Il y a des avantages à utiliser le compteur – si vous avez de nombreuses étiquettes, votre cellule deviendra très grande et le tableau ne sera pas beau et le compteur comprend également un raccourci sur lequel vous pouvez cliquer et vous serez redirigé vers la section avec un filtre automatique qui ne fera que montrer ces éléments.

Privé Vs. Public

Lorsque vous créez un filtre par défaut est un filtre "Public", toute personne dans eramba qui a accès à la section et pour voir les filtres verra vos filtres répertoriés. Vous pouvez rendre le filtre privé en allant dans "Paramètres" et en rendant le filtre "Privé"

Afficher sur l'index

Lorsque les utilisateurs accèdent à un module, eramba chargera par défaut un ou plusieurs filtres qui leur montreront des données. Vous pouvez choisir les filtres à charger par défaut en configurant sous chaque filtre le paramètre suivant : "Paramètres" > "Index par défaut"

Options d'affichage du filtre

Une fois votre filtre affiché, vous pouvez envelopper les colonnes et également les faire glisser et les déposer et les réorganiser comme vous le souhaitez. Ces modifications seront enregistrées telles que vous les avez définies jusqu'à ce que vous les changiez.

Vous pouvez choisir le nombre d’éléments que vous souhaitez voir par page

Vous pouvez rechercher n’importe quel texte sur la page actuelle

Vous pouvez exporter les résultats du tableau au format CSV